Taksi filo yönetim programı: bir taksi filosunun günü nasıl düzene girer?

Taksi filo yönetim programı denince akla önce «harita» gelir; PlakaPro'da harita var, ama bir durakta ya da filoda günü belirleyen şey harita değil, kim hangi araçta, hangi koşulla çalışıyor ve bu hafta kime ne kadar borçlu sorusudur. Bu yazı, 5 ile 300 araç arası bir taksi filosunun her gün tekrar eden işlerini sıralar ve PlakaPro'nun bunları nasıl karşıladığını ekranlarla anlatır.

Son güncelleme: 19 Eylül 2026

Bir taksi filosunda her gün ne olur?

İstanbul'da plaka tahdidi yüzünden ticari taksi plakası hem sınırlı hem pahalıdır; çoğu filoda plaka sahibi, aracı işleten ve direksiyondaki şoför üç ayrı kişidir. Ankara, İzmir ve Antalya'da tablo biraz daha esnek olsa da düzen aynıdır: bir araç günde iki vardiya (gündüz / gece) döner, şoför ya hasılatın yüzdesiyle ya da sabit günlük veya haftalık kira ile çalışır, filo sahibi de her pazartesi kimin ne ödediğini toplar.

Bu döngüde tekrar eden işler bellidir: çizelgeyi tutmak, şoför değişimlerini kaydetmek, hafta sonunda borcu hesaplamak, parayı kasaya işlemek, aracı teslim ederken hasarı ve yakıtı belgelemek, trafik cezasını ve HGS/OGS geçişini doğru şoföre yansıtmak, poliçe, TÜVTÜRK muayene ve MTV tarihlerini kaçırmamak. On araçta bunlar bir defter ve bir WhatsApp grubuyla yürür; otuz araçta defter iki olur, WhatsApp grubu beş; elli araçta artık kimse «bu araç şu an kimde?» sorusuna bakmadan cevap veremez.

Bu yazıdaki «program» kelimesini şöyle okuyun: filonun kaydını tutan tek yer. Taksimetre, çağrı uygulaması ve muhasebe programı işlerini yapmaya devam eder; GPS trekkeriniz ise artık PlakaPro'nun haritasına bağlanır. PlakaPro aradaki boşluğu — kim, hangi araç, hangi koşul, ne kadar, hangi tarih, nerede — doldurur.

Programın karşılaması gereken beş iş

1. Çizelge

Çizelge, filonun omurgasıdır: her araç bir satır, her gün bir hücre. Hücrede kim var, hangi koşulla çalışıyor, araç serviste mi, kazada mı, boşta mı — hepsi tek bakışta görünmeli. Hafta varsayılan görünümdür, ama iki tarihe tıklayıp 62 güne kadar herhangi bir dönemi de açarsınız. Excel'de bu tablo bir kişinin kafasında yaşar; kişi izne çıkınca tablo da çıkar.

2. Sürücü koşulları

Aynı filoda üç farklı koşul bir arada olabilir: gece vardiyasında yüzde usulü, gündüz sabit günlük kira, uzun süreli şoförde haftalık kira artı yakıt payı. Koşul sürücünün kartında değil, çizelgedeki olayda yazmalı; çünkü aynı şoför bu hafta A aracında yüzdeyle, gelecek hafta B aracında kirayla çalışabilir.

3. Hafta kapanışı ve tahsilat

Pazartesi sabahı sorulacak tek soru: «bu hafta kim ne ödeyecek?» Hafta kapanışı çizelgedeki koşulu alır, günleri sayar, cezayı ve avansı düşer, primi ekler ve sürücü başına bir rakam çıkarır. Bu rakam şoförün önüne yazılı gelmeli — sözlü hesap, tartışmanın başladığı yerdir.

4. Kasa

Tahsil edilen para kasaya işlenir; kasadan çıkan her lira (lastik, yağ, ceza ödemesi, avans) bir talep ve bir onayla çıkar. Şubeli filolarda her şubenin kendi kasası olur, merkez hepsini görür. Tedarikçiler cari hesap olarak durur; kasa formu adı önerir. Muhasebeci ay sonunda «kaç lira tahsil edildi, kaç lira gider» diye sorunca cevap hafızadan değil kayıttan gelir.

5. Teslim tutanağı

Araç bir şoförden diğerine geçerken kaportanın hali, kilometre, yakıt seviyesi ve eksik ekipman yazılmalı; yoksa çizik kavgası kaçınılmazdır. İyi bir tutanak fotoğraf, şema, imza ve zaman damgası içerir; iadedeki yakıt eksiği günün fiyatıyla şoförün hesabına kendiliğinden geçer — ayrıntısı için araç teslim tutanağı yazısına bakın.

PlakaPro bunu nasıl yapar?

• Çizelge: her araç bir satır, her gün bir hücre. Hücreye tıklayıp o günden yeni bir olay açarsınız: sürücü değişti, araç servise girdi, kazaya karıştı, boşta bekliyor. Tutanaksız teslimler satırda işaretli kalır.
• Koşullar: yüzde (basamaklı olabilir: hasılat arttıkça oran değişir) ya da haftalık kira; vergi payı ve sabit muhasebe ücreti koşula eklenir. Koşul olayın içinde yazar, sürücü kartı geçmişini tutar.
• Hafta kapanışı: çizelgeden koşulu alır, sürücü başına borcu çıkarır; ceza, avans, prim, yakıt farkı aynı ekranda düşülür ya da eklenir. Ayrıntı: sürücü hakediş programı.
• Kasa, cari hesaplar ve ödeme talepleri: tahsilat kasaya işlenir; giderler talep → onay → ödeme akışıyla çıkar, kim onayladı bellidir. Tedarikçiler cari hesapta, şube kasaları ayrı, merkez tek ekranda.
• Teslim tutanağı: kaporta şeması, fotoğraf, yakıt seviyesi, tek kullanımlık linkle parmak imza, PDF çıktısı. Sürücünün hesap açması gerekmez.
• Araç ve sürücü kartları: şase (VIN), ruhsat, alış tarihi, yakıt türü ve depo hacmi; poliçeler, muayene, MTV, bakım, onarım, cezalar, tutanaklar — aracın bütün geçmişi ve belgeleri tek sayfada; sürücünün ehliyet ve SRC belgesi bitiş tarihiyle kartında.
• Canlı harita: trekker bağlı araçlar hareket / duruyor / sinyal yok durumuyla haritada, listede plakanın yanında canlı nokta. Ayrıntı: filo takip programı.
• Raporlar ve düzenli işler: doluluk, hizmet türüne göre gelir, şube finansı — kendi kayıtlarınızdan gece yenilenen özetler. Aylık tekrar eden işler (MTV taksiti, kira, bildirim) sorumlusuyla listede durur, yapılınca kapanır, gelecek ay yeniden açılır.

Belgeler ve tarihler: sigorta, kasko, muayene, MTV, bakım

Ticari taksi için zorunlu trafik sigortası şarttır; kasko çoğu filoda plaka sahibinin talebiyle gelir; TÜVTÜRK muayenesi ticari araçta yıllıktır ve randevu kaçırılırsa araç bir gün trafiğe çıkamaz; MTV yılda iki taksittir, 31 Ocak ve 31 Temmuz. PlakaPro'da poliçenin fotoğrafını yüklersiniz, sistem sigorta şirketini, plakayı ve tarihleri okur, bitiş tarihini araca yazar. 14 gün kala uyarı çıkar, gecikince kayıt kırmızıya döner. MTV taksiti kasadaki ödemeden kendiliğinden «ödendi» olur; ödenmemişse «Araç tarihleri» tablosunda görünür. Bakım kilometreye göre planlanır. Bu bölümün mantığını filo takip programı yazısında ayrıca anlattık.

Kimin için: 5 araçtan 300 araca

Beş araçlık bir işletmede program lüks gibi görünebilir; ama beş araçta bile pazartesi hesabı ve poliçe takibi haftada birkaç saat alır. Elli araçtan sonra program artık kolaylık değil, işin devam etmesinin şartıdır. Hangi eşikte Excel'in kırıldığını Excel mi, yazılım mı? yazısında rakamla gösterdik.

Dürüst olalım: neleri yapmaz?

Fiyat özeti

Fiyat araç sayısına göre üç planda toplanır; bütün modüller ve sınırsız kullanıcı her planda vardır, ilk 30 gün ücretsizdir ve kurulumda birebir yardım alırsınız. Güncel rakamlar ve fatura soruları için fiyatlar sayfasına bakın.