Araç kiralama yazılımı: teslimden tahsilata rent a car'ın kayıt düzeni

Rent a car işinde para üç yerde kaybolur: teslimde belgelenmeyen hasarda, eksik gelen yakıtta ve takip edilmeyen tahsilatta. Araç kiralama yazılımı bu noktaları kapatmak için vardır; rezervasyon takvimi ve web sitesi ondan sonra gelir. Bu yazıda bir kiralama işletmesinin günlük kayıt düzenini — teslim tutanağı, yakıt farkı, koşullar, depozito, hasar itirazı ve şube yönetimi — PlakaPro'nun rent a car modunda yaptığı şekliyle anlatıyoruz.

Son güncelleme: 19 Eylül 2026

Kiralama işletmesinin dört kritik anı

1. 1Teslim: araç müşteriye ya da uzun dönem sürücüsüne verilir. Kaportanın hali, kilometre, yakıt, ekipman ve belgeler bu anda yazılmalı; sonrası itirazdır.
2. 2Kiralama süresi: günlük koşul; km sınırı, ek sürücü, çocuk koltuğu, HGS geçişleri. Hangi koşulla verildiği kayıtta olmalı.
3. 3İade: araç geri alınır; yeni hasar var mı, yakıt eksik mi, km aşıldı mı? Teslimdeki tutanakla yan yana bakılır.
4. 4Hesaplaşma: depozito iade edilir ya da kesilir; kira, ceza, geçiş ücreti, yakıt farkı ve hasar bedeli tahsil edilir; kasaya işlenir.

Bu dört anın her birinde bir belge doğar. Belge kâğıtta ise ofiste kalır, fotoğraf WhatsApp'ta ise telefonla birlikte gider. Yazılımın işi bu belgeleri araca ve müşteriye bağlı tutmaktır — teslimden altı ay sonra bir çizik tartışmasında «o günkü fotoğraf» bir tıkla bulunmalıdır.

Teslim tutanağı: şema, fotoğraf, yakıt, imza — linkle

PlakaPro'da tutanak şöyle düzenlenir: aracı seçersiniz, kaporta şemasında hasarı işaretlersiniz (eski hasar ve yeni hasar ayrı renkte), fotoğrafları eklersiniz, kilometreyi ve yakıt seviyesini sekiz kademede yazarsınız. Aynı formda teslim kontrol listesi durur: fatura kesildi mi, araç KABİS'e girildi mi. Karşı tarafa tek kullanımlık bir link ya da QR gider; müşteri telefonunda açar, hasarları görür, parmağıyla imzalar. İmza, zaman damgası ve fotoğraflar tutanağa mühürlenir, PDF olarak saklanır. Müşterinin hesap açması, uygulama indirmesi gerekmez.

İade tutanağı aynı ekrandan açılır ve teslimdeki şemayı devralır: yeni işaret eklediğiniz her nokta «bu hasar teslimde yoktu» demektir. Yakıt da karşılaştırılır: eksik seviye litreye çevrilir, günün akaryakıt fiyatıyla çarpılır ve iade kabul edilince müşterinin hesabına borç yazılır — elle hesap yok. İtiraz eden müşteri, linkten yorum ve kendi fotoğrafını ekler; itiraz yöneticiye düşer, tartışma iki tarafın da gördüğü bir kayıtta yürür. Tutanağın içeriğini madde madde araç teslim tutanağı yazısında listeledik.

Örnek bir itiraz

Müşteri aracı cuma akşamı iade etti; pazartesi sabahı ön tamponun altında yeni bir sürtme fark edildi. Kayıt varsa süreç kısadır: teslim tutanağı açılır — şemada ön tamponda işaret yok, dört köşe fotoğrafında tampon temiz, müşterinin imzası ve teslim saati duruyor; iade tutanağında sürtme işaretli, fotoğrafı var, iade saati var. Hasar kira dönemine aittir; bedel depozitodan kesilir, kesintinin dayanağı müşteriye link olarak gider. Kayıt yoksa aynı olay «bizde öyle değildi» ile başlayan, çoğu zaman işletmenin vazgeçmesiyle biten bir telefon görüşmesidir.

Rent a car modu: müşteri, günlük fiyat, kiralık / boşta

Paneliniz rent a car tipiyle kurulur ve ekranlar buna göre değişir: «sürücü» yerine her yerde müşteri yazar, müşteri kartında ehliyet ve kimlik yeter, taksiye özgü sayfalar görünmez. Kira günlük fiyatla girilir ve gösterilir; araç ya «kiralık» ya «boşta»dır. Ana ekran sabah şunu söyler: kaç araç kirada, kaç boşta, bugün biten kiralamalar, gecikenler. Kurumsal müşteri aylık bedelle çalışır; koşul teslim olayının içinde yazar: fiyat, dönem, km sınırı, depozito. Uzun dönem sürücüde hafta kapanışı taksi filosundaki gibi çalışır, ayrıntısı sürücü hakediş programı yazısında.

Kara liste. Sorunlu müşteriyi kartında sebebiyle işaretlersiniz; yeni müşteri kartı açarken telefon ya da belge numarası eşleşirse sistem anında uyarır. Uyarı yalnızca kendi listenizden gelmez: PlakaPro kullanan diğer rent a car şirketlerinin işaretleri de «şu firma — şu sebep» biçiminde görünür. Karar sizindir — kart yine açılır, ama aracı kime verdiğinizi bilirsiniz.

Depozito, tahsilat, kasa ve cari hesaplar

Depozito kasaya ayrı bir işlem olarak girer; iadede ya tamamı geri döner ya da hasar, yakıt farkı, km aşımı ve trafik cezası düşülerek kalanı ödenir. Kesintinin her kalemi tutanağa ve müşterinin kaydına bağlıdır — «neden 1.500 lira kestiniz?» sorusunun cevabı bir ekranda durur. Kasadan çıkan her ödeme (lastik, yıkama, çekici) bir taleple çıkar, talebi kim onayladı bellidir; yıkamacı, lastikçi ve servis cari hesap olarak durur, kasa formu adı önerir. Şubeli işletmede her şubenin kasası ayrı, merkezin bakışı tektir.

Trafik cezası, HGS geçişleri ve km aşımı kime yazılır?

Ceza plakaya gelir, çoğu zaman kiralamadan haftalar sonra. Cezanın tarihini girdiğinizde sistem o gün aracın kimde olduğunu çizelgeden bilir ve bedeli o müşterinin hesabına düşer; depozito hâlâ kasadaysa oradan kesilir, değilse alacak olarak kalır. HGS/OGS geçişleri için de aynı mantık: tarih + plaka = kişi. Km aşımı da tek kuralla yazılır: sınırın üstündeki her kilometre için belirlediğiniz bedel.

Filo bakımı, belgeler ve harita

Kiralama filosunda kasko neredeyse şarttır ve poliçe muafiyeti (hasarın müşteriye yansıyan payı) sözleşmenin parçasıdır. Trafik sigortası, kasko, TÜVTÜRK muayene tarihi ve MTV taksitleri (31 Ocak / 31 Temmuz) araç kartında ve «Araç tarihleri» tablosunda durur, 14 gün kala uyarı verir; poliçeyi fotoğraftan okuyup tarihleri kendisi yazar. Kilometre her tutanakta güncellendiği için bakım planı kendiliğinden yürür. Trekkerli araç canlı haritada görünür — iadesi geciken aracın nerede olduğunu bilirsiniz. Bu bölümü filo takip programı yazısında ayrıntılı anlattık.

Çok şubeli işletme

Havalimanı ofisi, şehir merkezi ve ikinci şehirdeki şube: her birinin kendi araçları, kasası ve ekibi var. PlakaPro'da yetki kişiye ve bölüme göre verilir — şube müdürü kendi araçlarını ve kasasını görür, muhasebe bütün kasaları ama çizelgeyi değil, sahibi hepsini. Aracı bir şubeden diğerine gönderdiğinizde bu da bir olaydır; hangi şubenin sorumluluğunda olduğu kayıtta, nerede olduğu haritada.

İlk hafta nasıl geçer?

Araç listenizi ve ekibinizi birlikte yükleriz, Excel'de tuttuğunuz plaka ve poliçe tarihleri varsa oradan alırız. İlk teslimleri bizimle yaparsınız: şemayı işaretlemek, yakıtı yazmak, fotoğraf eklemek ve linki müşteriye göndermek beş dakikadan kısa sürer. İlk hafta sonunda kasa, depozito ve tahsilat kayıtlarını birlikte kapatır, şube yetkilerini oturturuz. 30 gün boyunca ücret yoktur; devam ederseniz fiyatlar sayfasındaki planlardan araç sayınıza uyanı seçersiniz.