Filo takip programı: aracı haritada ve kayıtta birlikte takip etmek

«Filo takip programı» arayan filo sahiplerinin çoğu aslında iki farklı şeyi arar: bazıları aracın şu an nerede olduğunu, çoğu ise aracın hali ne, evrakı tamam mı, bakımı geldi mi, bu hafta kimde sorusunun cevabını. PlakaPro ikisini de aynı yerde yapar: trekker bağlı araçlar canlı haritada görünür, aracın belgeleri, tarihleri ve kilometresi kartında durur. Bu yazıda haritadaki noktanın neyi söyleyip neyi söylemediğini, hangi tarihlerin kaçırılmaması gerektiğini ve takibin nasıl kurulduğunu anlatıyoruz.

Son güncelleme: 19 Eylül 2026

Önce dürüst cümle: harita var, ama tek başına yetmez

PlakaPro'da canlı harita var: araçta bir GPS trekker (bugün Mobiliz cihazları) varsa konumu, hızı ve yönü haritaya düşer; araç hareket halinde, duruyor ya da sinyal yok olarak işaretlenir, araç listesinde plakanın yanında canlı bir nokta yanar. Nokta 30 saniyede bir yenilenir. Trekkeriniz yoksa harita boş kalır, kalan her şey aynen çalışır.

Peki haritadaki nokta neyi söylemez? Aracın Kadıköy'de olduğunu görmek, o araçta hangi şoförün hangi koşulla çalıştığını, poliçenin üç gün sonra bittiğini, MTV'nin ikinci taksitinin yaklaştığını, 10 bin km bakımının geçtiğini ya da geçen teslimde sağ arka kapıda çizik olduğunu söylemez. Filo sahibinin parasını kaybettiği yerler bunlardır; nokta haritada dururken poliçe biter, ceza yanlış şoföre yazılır, bakım kaçar.

Takip edilmesi gereken beş şey

Filo takibini beş başlıkta toplarsanız hiçbiri diğerinden bağımsız değildir: aracın kimde olduğu cezayı, kilometre bakımı, tutanak hasarı, belgeler ise aracın yola çıkıp çıkamayacağını belirler. Excel'de bunlar beş ayrı sekmedir ve sekmeler birbirini bilmez; programda ise tek araç kartının beş bölümüdür.

1. Araç: kimde, hangi durumda, nerede

Aracın «durumu» filo dilinde şudur: sürücüde, kiralık, boşta, serviste, kazada, çekildi. Bu durum günden güne değişir ve tarihçesi önemlidir: mart ayında bu araç kaç gün boştaydı, kaç gün servisteydi? Çizelge bu tarihçeyi kendiliğinden üretir; her hücre bir gün, her değişim bir olaydır. «Nerede» sorusunu ise kartın içindeki mini harita cevaplar.

2. Zorunlu belgeler ve tarihleri

• Zorunlu trafik sigortası — yıllık; ticari araçta prim yüksek, gecikmede araç trafiğe çıkamaz, kaza olursa sonucu ağırdır.
• Kasko — isteğe bağlı ama kiralama filolarında ve plaka sahibinin talebiyle taksilerde neredeyse standarttır; poliçe muafiyeti ve sürücü yaş şartı tutanağı etkiler.
• TÜVTÜRK muayene — ticari araçlarda yıllık; randevu alınmazsa günlerce beklenir, gecikme cezası muayene ücretine eklenir. Muayene tarihi araç kartında ayrı bir alandır.
• MTV (motorlu taşıtlar vergisi) — iki taksit, 31 Ocak ve 31 Temmuz; kasaya «MTV» kalemiyle işlenen ödeme taksiti kendiliğinden kapatır, işlenmemişse tarih yaklaşırken listeye düşer.
• Egzoz emisyon ölçümü — muayeneyle birlikte takip edilir, tarihi ayrı düşer.
• Sürücü belgeleri — ehliyet sınıfı ve bitiş tarihi, ticari araç için SRC belgesi ve psikoteknik raporu; süresi bitmiş belgeyle direksiyona geçen şoför filonun riskidir.

3. Kilometre ve bakım

Taksi yılda 80–120 bin km yapabilir; yağ, filtre, fren balatası ve lastik değişimi «altı ayda bir» değil kilometreyle takip edilmelidir. Kilometre her teslimde tutanağa yazılırsa bakım planı kendiliğinden yürür: sistem, aracın son bakımından bu yana kaç km yaptığını bilir ve eşik yaklaşınca sorumluya düşürür.

4. Onarım ve gider geçmişi

Aynı aracın üçüncü kez debriyaj değiştirmesi ya da bir şoförün her ay lastik patlatması ancak kayıt varsa görünür. Onarım kaydı maliyetiyle birlikte araç kartında durur; depo kullanan filolarda parça çıkışı da aynı yere yazılır.

5. Ceza, geçiş ve tutanak

Trafik cezası plakaya gelir, HGS/OGS geçiş ücreti plakadan düşer; ikisini de doğru şoföre yansıtmanın tek yolu o gün aracın kimde olduğunu bilmektir. Teslim tutanağı ise hasar geçmişinin ve yakıt farkının kaynağıdır: hangi çizik ne zaman, kimde ortaya çıktı.

PlakaPro'da takip nasıl kurulur?

1. 1Araçlar yüklenir. Plaka, marka-model, yıl, kilometre; şase (VIN), ruhsat numarası, yakıt türü ve depo hacmi de araç kartına yazılır. Excel listeniz varsa ilk gün birlikte aktarırız.
2. 2Trekker bağlanır (isteğe bağlı). Araç kartına trekkerin kimliği yazılır; o andan itibaren araç haritada görünür.
3. 3Poliçeler fotoğraftan okunur. Trafik ve kasko poliçesinin fotoğrafını yüklersiniz; sistem sigorta şirketini, plakayı, başlangıç ve bitiş tarihini okur, siz yalnızca onaylarsınız. Okuma başarısız olursa alanlar elle doldurulur — belge yine kartta, «Araç belgeleri» bölümünde saklanır.
4. 4Muayene ve bakım eşikleri girilir. Muayene tarihi, son bakım kilometresi ve bakım aralığı araç kartına yazılır; MTV taksitleri kasadaki ödemeden okunur.
5. 5Hatırlatmalar çalışır. Poliçe ve muayene için 14 gün kala uyarı; bakım için kilometre eşiği yaklaşınca. Ana ekranda «dikkat gerektiren işler» listesi sabah ilk bakılan yerdir; araç listesinde her aracın yanındaki sigorta, muayene ve MTV rozetleri bütün filonun durumunu tek sayfada verir — gecikenler kırmızı, yaklaşanlar sarı; bakım kilometresi araç kartında.
6. 6Her teslim kilometreyi günceller. Tutanağa yazılan km bakım sayacını ileri alır; ayrı bir «km girişi» işi yoktur.

Neden harita ve kayıt birlikte?

Harita «araç nerede» sorusuna anlık cevap verir; kayıt ise «kimde, hangi koşulla, evrakı ne zaman bitiyor» sorusuna. Filonun parası ikinci soruda kaybolur; birinci soru olmadan da ikincisi eksik kalır. PlakaPro'da ikisi aynı ekranın iki köşesidir.

Sabah rutini: beş dakikalık kontrol

Takip kurulduktan sonra sahibin ya da sorumlunun sabahı şöyle geçer: ana ekranda «dikkat gerektiren işler» açılır — iki poliçe bu ay bitiyor, bir aracın muayene randevusu gelecek hafta, üç araç bakım eşiğini geçti, iki teslim tutanaksız. Her satır ilgili karta gider; poliçe yenilenince satır düşer, servise yazılınca bakım kaydı açılır. Bu liste boşsa gün normaldir; doluysa kime ne yapacağını söyler. Excel'de aynı kontrol beş sekmeyi tek tek açmak ve tarihleri gözle karşılaştırmaktır — ve çoğu sabah yapılmaz.

Şubeli filolarda takip

Birden fazla durak ya da şube varsa her müdür kendi araçlarını ve kendi kasasını görür, merkez hepsini. Yetki kişiye göre bölüm bölüm verilir: sigorta ekranını muhasebeye, çizelgeyi vardiya sorumlusuna, kasayı şube müdürüne. Her şirketin kendi adresi (sirketiniz.plakapro.com) ve kendi veritabanı vardır. Kim neyi değiştirdi kayıtta kalır — «ben yapmadım» tartışması da böylece biter.