Программа для проката авто: учет в прокатной компании от передачи до расчета

В прокатном бизнесе деньги теряются в трех местах: в повреждении, не зафиксированном при передаче, в топливе, которого вернулось меньше, и в платеже, за которым никто не проследил. Программа для проката существует, чтобы закрыть эти точки; календарь бронирований и сайт идут потом. В этой статье описываем ежедневный учет прокатной компании — акт передачи, разницу по топливу, условия, депозит, спор о повреждении и управление филиалами — так, как это делает PlakaPro в режиме проката.

Обновлено: 19 сентября 2026 г.

Четыре критических момента прокатного бизнеса

1. 1Передача: машина отдается клиенту или водителю на длительный срок. Состояние кузова, пробег, топливо, оборудование и документы нужно записать именно сейчас; потом будет уже спор.
2. 2Срок аренды: дневные условия; лимит пробега, дополнительный водитель, детское кресло, проезды HGS. На каких условиях выдана машина, должно быть в записи.
3. 3Возврат: машину принимают обратно; есть ли новые повреждения, не долито ли топливо, не превышен ли пробег? Смотрят рядом с актом передачи.
4. 4Расчет: депозит возвращается или удерживается; аренда, штрафы, проезды, разница по топливу и стоимость повреждений взыскиваются; все проводится через кассу.

В каждом из четырех моментов рождается документ. Если документ на бумаге — он остается в офисе; если фото в WhatsApp — оно уходит вместе с телефоном. Задача программы — держать эти документы привязанными к машине и клиенту: через полгода после передачи, в споре о царапине, «фото того дня» должно находиться одним кликом.

Акт передачи: схема, фото, топливо, подпись — по ссылке

В PlakaPro акт оформляется так: выбираете машину, отмечаете повреждения на схеме кузова (старые и новые — разным цветом), добавляете фото, вписываете пробег и уровень топлива по восьми делениям. В той же форме — чек-лист выдачи: счет выписан, машина внесена в KABİS (систему уведомлений о прокатных авто). Второй стороне уходит одноразовая ссылка или QR-код; клиент открывает ее на телефоне, видит повреждения и подписывает пальцем. Подпись, отметка времени и фото запечатываются в акте, который хранится в PDF. Клиенту не нужно заводить аккаунт или скачивать приложение.

Акт возврата открывается с того же экрана и наследует схему передачи: каждая новая отметка означает «этого повреждения при передаче не было». Топливо тоже сравнивается: недостающий уровень переводится в литры, умножается на цену топлива за тот день и после принятия возврата ложится долгом на счет клиента — без ручного подсчета. Несогласный клиент добавляет по ссылке комментарий и свое фото; возражение попадает менеджеру, и спор идет по записи, которую видят обе стороны. Содержимое акта по пунктам мы перечислили в статье акт приема-передачи автомобиля.

Пример спора

Клиент вернул машину в пятницу вечером; в понедельник утром под передним бампером заметили свежую потертость. Если запись есть, процесс короткий: открывается акт передачи — на схеме на переднем бампере отметок нет, на фото четырех углов бампер чистый, подпись клиента и время передачи на месте; в акте возврата потертость отмечена, есть фото, есть время возврата. Повреждение относится к периоду аренды; сумма удерживается из депозита, основание удержания уходит клиенту ссылкой. Если записи нет, тот же случай — телефонный разговор, который начинается с «у нас такого не было» и чаще всего заканчивается тем, что компания махнула рукой.

Режим проката: клиенты, цена за сутки, в аренде / свободна

Ваш кабинет открывается с типом «прокат», и экраны меняются под него: везде вместо «водитель» написано клиент, в карточке клиента достаточно прав и удостоверения личности, страницы только для такси скрыты. Аренда вводится и показывается за сутки; машина либо «в аренде», либо «свободна». Главный экран с утра говорит: сколько машин в аренде, сколько свободно, аренды, заканчивающиеся сегодня, просроченные. Корпоративный клиент работает по месячной сумме; условия записаны внутри события передачи: цена, период, лимит пробега, депозит. Для долгосрочного водителя закрытие недели работает так же, как в таксопарке, подробности в статье расчет с водителями.

Чёрный список. Проблемного клиента вы отмечаете в его карточке с причиной; при заведении новой карточки, если совпал телефон или номер документа, система сразу предупреждает. Предупреждение приходит не только из вашего списка: отметки других прокатных компаний на PlakaPro видны как «такая-то компания — такая-то причина». Решение остаётся за вами — карточка всё равно заводится, но вы знаете, кому отдаёте машину.

Депозит, сборы, касса и контрагенты

Депозит заводится в кассу отдельной операцией; при возврате он либо возвращается целиком, либо выплачивается остаток после вычета повреждений, разницы по топливу, перепробега и штрафов. Каждая статья удержания привязана к акту и записи клиента — ответ на вопрос «почему вы удержали 1 500 лир?» лежит на одном экране. Каждая выплата из кассы (шины, мойка, эвакуатор) проходит через заявку, и видно, кто ее согласовал; мойка, шиномонтаж и сервис ведутся как контрагенты, форма кассы подсказывает название. В компании с филиалами у каждого филиала своя касса, взгляд из центра — один.

На кого записывать штрафы, проезды HGS и перепробег?

Штраф приходит на номер машины, чаще всего спустя недели после аренды. Когда вы вводите дату штрафа, система по графику знает, у кого машина была в тот день, и относит сумму на счет этого клиента; если депозит еще в кассе, удерживает из него, если нет — остается долгом. Для проездов HGS/OGS та же логика: дата + номер = человек. Перепробег тоже записывается одним правилом: сумма, которую вы задали за каждый километр сверх лимита.

Обслуживание парка, документы и карта

В прокатном парке каско почти обязательно, а франшиза полиса (доля ущерба, которую несет клиент) — часть договора. Даты страховки Trafik, каско, техосмотра TÜVTÜRK и платежи MTV (транспортный налог, 31 января / 31 июля) хранятся в карточке машины и в таблице «Сроки по машинам» и предупреждают за 14 дней; полис читается с фото, даты система вписывает сама. Пробег обновляется в каждом акте, поэтому план ТО работает сам. Машина с трекером видна на живой карте — вы знаете, где задержавшаяся с возвратом машина. Этот раздел подробно описан в статье контроль автопарка.

Компания с несколькими филиалами

Офис в аэропорту, центр города и филиал во втором городе: у каждого свои машины, касса и команда. В PlakaPro права выдаются человеку и по разделам — руководитель филиала видит свои машины и кассу, бухгалтерия — все кассы, но не график, владелец — все. Перегон машины из одного филиала в другой — тоже событие; за каким филиалом она числится — в записи, где она находится — на карте.

Как проходит первая неделя?

Мы вместе загружаем список машин и команду, и если номера и даты полисов у вас в Excel, берем оттуда. Первые передачи вы делаете с нами: отметить схему, записать топливо, добавить фото и отправить ссылку клиенту занимает меньше пяти минут. В конце первой недели вместе закрываем записи кассы, депозитов и сборов и настраиваем права филиалов. 30 дней плата не берется; если продолжаете — выбираете подходящий по числу машин план на странице цены.