Araç teslim tutanağı: doğru tutanakta ne olmalı, itiraz nasıl çözülür?

Araç teslim tutanağı, bir aracın bir kişiden diğerine geçtiği anın belgesidir: şoförden şoföre, filodan müşteriye, müşteriden filoya. Tutanak eksikse «bu çizik bende yoktu» tartışmasının kazananı olmaz; tutanak tamsa tartışma beş dakikada biter. Bu yazıda tutanağın içermesi gereken alanları madde madde sıralıyor, fotoğraf + şema + imza + zaman damgası dörtlüsünün neden birlikte gerektiğini anlatıyor bir itirazın kayıt üzerinden nasıl çözüldüğünü ve yakıt farkının neden elle değil kayıttan hesaplanması gerektiğini gösteriyoruz.

Son güncelleme: 19 Eylül 2026

Tutanak neyi belgeler?

Kâğıt tutanaklarda genellikle plaka, tarih, iki isim ve iki imza olur; hasar kısmı «temiz» ya da «sağ arka çizik» diye tek satırdır. Bu, tartışma çıktığında işe yaramaz: çiziğin yeri, boyu, eskiliği ve o andaki fotoğrafı yoktur; kilometre yazılmamıştır; saat belli değildir. İyi bir tutanak beş soruya kesin cevap verir: ne zaman, kim kime, hangi kilometrede, aracın hali neydi, iki taraf da bunu kabul etti mi?

Kontrol listesi: tutanakta olması gerekenler

Neden fotoğraf + şema + imza + zaman damgası, dördü birden?

Dördü birbirinin eksiğini kapatır. Fotoğraf hasarın gerçek halini gösterir ama tek başına neresi olduğunu ve kaç tane olduğunu saymak zordur; kırk fotoğraflık bir klasörde aranan çizik bulunmaz. Şema hasarı konumlandırır ve sayar — «sağ arka kapı, 15 cm çizik» — ama tek başına «o kadar mıydı?» sorusuna cevap veremez; fotoğraf onu tamamlar. İmza, karşı tarafın «bu hali kabul ediyorum» demesidir; imzasız tutanak tek taraflı iddiadır. Zaman damgası ise fotoğrafın ve imzanın ne zaman alındığını söyler; «sonradan çekilmiş» itirazını kapatır.

Kâğıtta bu dördü bir arada zordur: fotoğraf telefonda, şema kâğıtta, imza başka sayfada, saat yazılmamış. WhatsApp'ta fotoğraf ve saat vardır ama şema ve imza yoktur; ayrıca sohbet silinince tutanak da silinir. Bu yüzden tutanağın tek bir kayıtta, aracın kartına bağlı ve iki tarafın da eriştiği bir yerde durması gerekir.

PlakaPro'da tutanak nasıl düzenlenir?

1. 1Aracı ve karşı tarafı seçin. Sürücü ya da müşteri; kilometreyi ve yakıt seviyesini sekiz kademeli ölçekte yazın. Rent a car modunda aynı formda fatura ve KABİS kutuları da işaretlenir.
2. 2Şemayı işaretleyin. Kaporta şemasında hasarın yerine dokunun, türünü seçin; önceki tutanaktan gelen eski hasarlar zaten şemada durur, siz yalnızca yenileri eklersiniz.
3. 3Fotoğraf ekleyin. Dört köşe ve her hasarın yakını; fotoğraflar tutanakla birlikte saklanır.
4. 4Linki gönderin. Karşı tarafa tek kullanımlık link ya da QR; telefonunda açar, şemayı ve fotoğrafları görür, parmağıyla imzalar. Hesap açmaz, uygulama indirmez.
5. 5Tutanak mühürlenir. İmza ve zaman damgasıyla PDF oluşur; araç kartında ve sürücü/müşteri kaydında durur. İade tutanağı kabul edilince yakıt farkı kendiliğinden hesaplanır. Tutanaksız teslim çizelgede işaretli kalır — unutulan tutanak sabah listeye düşer.

Yakıt farkı: seviye, litre, günün fiyatı, borç

Yakıt, tutanağın en çok tartışılan ve en az yazılan kalemidir: «yarım depo» iki kişi için iki farklı şeydir. PlakaPro'da seviye sekiz kademede (0/8 … 8/8) yazılır ve araç kartındaki depo hacmiyle litreye çevrilir. İade tutanağı kabul edildiğinde sistem aynı sürücü ya da müşterinin teslim tutanağını bulur, iki seviyeyi karşılaştırır ve eksik litreyi parkın o günkü akaryakıt fiyatıyla (her sabah çekilir ya da elle girilir) çarpar. Çıkan tutar sürücünün ya da müşterinin hesabına «yakıt farkı» açıklamasıyla borç olarak yazılır. Fazla yakıtla dönen araçta yalnızca bilgi görünür; para iadesi yapılmaz. Depo hacmi ya da günün fiyatı eksikse borç yazılmaz, tutanakta uyarı görünür.

İtiraz çıkarsa ne olur?

Örnek: araç pazartesi sürücü A'dan alınıp sürücü B'ye verildi; perşembe B «sol ön tamponda çizik var, bende olmadı» dedi. Kayıt varsa çözüm şöyle yürür: pazartesi tutanağı açılır, şemada sol ön tamponda işaret yok, dört köşe fotoğrafında tampon temiz, B'nin imzası ve saat 09:42 zaman damgası duruyor. Çizik B'nin döneminde oluşmuştur; hasar payı B'nin hesabına yazılır. B itiraz ederse linkten yorumunu ve kendi fotoğrafını ekler; itiraz yöneticiye düşer ve karar aynı kayıt üzerinden verilir. Kayıt yoksa aynı olay iki kişinin sözü ve bir WhatsApp grubunda üç gün tartışmadır.

Kâğıt tutanaktan dijitale geçiş

Yıllardır kâğıt tutanak kullanan bir filo için geçiş üç adımdır. Önce her aracın açılış tutanağı düzenlenir: bugünkü hali, bütün eski hasarlarıyla şemaya işlenir ve fotoğraflanır — bu, sonraki her tutanağın başlangıç noktasıdır. Sonra teslimler yeni düzenle yapılır; ilk hafta kâğıdı da tutmak isteyen filolar iki kaydı yan yana götürür ve farkı görür. Üçüncü adımda kâğıt biter: arşivdeki eski tutanaklar taranıp araç kartına eklenebilir, ama zorunlu değildir — asıl değer bugünden sonraki kayıttadır. Şoförlerin alışması bir iki teslim sürer; linkten imza, kâğıda imzadan zor değildir.

Yazdırılabilir PDF

Tutanağın PDF çıktısı araç bilgilerini, şemayı, hasar listesini, fotoğrafların küçük hallerini, iki tarafın adını, imzayı ve zaman damgasını içerir. Sigorta hasar dosyasına, müşteri sözleşmesine ya da sürücüyle yazılı hesaplaşmaya eklenir. Kâğıt istemeyen için link yeterlidir: karşı taraf aynı tutanağı telefonunda istediği zaman açar.