Filo yönetimi: Excel mi, yazılım mı?

Dürüst cevap: bazen Excel yeter. Beş aracınız varsa ve her şeyi kendiniz yapıyorsanız iyi kurulmuş bir tablo, bir defter ve bir WhatsApp grubu işi görür. Sorun, filo büyüdükçe tablonun değil, tabloyu tutan kişinin kırılmasıdır. Bu yazıda Excel'in nerede yettiğini, nerede kırıldığını, 20 araçlık bir örnekle maliyet farkını ve Excel'den yazılıma geçişin nasıl yapıldığını anlatıyoruz.

Son güncelleme: 19 Eylül 2026

Excel ne zaman yeter?

• 5 araca kadar ve işi tek kişi yapıyorsa: sahibi çizelgeyi de hesabı da kendisi tutuyor, sürücüleri tanıyor, poliçe tarihleri kafasında.
• Tek koşul varsa: bütün sürücüler yüzdeyle ya da hepsi haftalık kirayla; formül tek satır.
• Tek şube, tek kasa varsa: parayı alan ve yazan aynı kişi.
• Teslimler seyrekse: araç aylarca aynı sürücüde kalıyor, hasar tartışması yılda bir.

Bu durumda yazılım size zaman kazandırır ama zorunlu değildir. Tavsiyemiz: Excel'de kalın, ama tabloyu iyi kurun — çizelge, sürücü listesi, ceza listesi ve poliçe tarihleri ayrı sekmelerde, her satırda tarih ve giren kişi. Bu disiplin, ileride geçiş yaptığınızda verinizi aktarılabilir kılar.

Excel nerede kırılır?

Kırılma noktası araç sayısından çok kişi ve koşul sayısıyla gelir. İkinci kişi tabloya dokunduğu gün sürüm sorunu başlar («hangi dosya güncel?»); ikinci koşul geldiği gün formül sorunu («bu satır yüzde mi kira mı?»); ikinci kasa açıldığı gün mutabakat sorunu. Aşağıdaki belirtilerden ikisi varsa tablo sizi taşımıyor demektir:

• Pazartesi hesabı üç saatten uzun sürüyor ve hafta içinde «bu rakam neye göre?» soruları geliyor.
• Bir ceza yanlış sürücüye yazıldı ve bunu sürücü fark etti.
• Bir poliçe, TÜVTÜRK muayenesi ya da MTV taksiti kaçtı; araç bir gün trafiğe çıkamadı ya da gecikme faizi ödendi.
• «Bu araç şu an kimde, nerede?» sorusuna WhatsApp'ta cevap arıyorsunuz.
• Teslimde çizik tartışması çıktı ve o günkü fotoğraf bulunamadı.
• Tabloyu tutan kişi izne çıkınca kimse dosyayı açmaya cesaret edemiyor.
• Muhasebeci ay sonu özet istedi, bir gün sürdü.

Bunların hiçbiri Excel'in kusuru değildir; Excel bir hesap tablosudur, filo kaydı değil. Tabloda bir hücrenin kim tarafından ne zaman değiştirildiği görünmez, iki kişi aynı anda yazamaz, bir satır silinince geri gelmez, tarih hücresi kimseyi uyarmaz. Bu eksikleri makro ve paylaşımlı dosyalarla kapatmaya çalışan filolar tanıyoruz; bir noktada tabloyu tutmak, işi tutmaktan daha çok zaman alır.

Karşılaştırma tablosu

20 araçlık örnek: gerçek maliyet

Rakamlar örnektir; kendi filonuz için demo sırasında birlikte hesaplarız. Varsayım: 20 araç, 26 sürücü, karışık koşullar (yüzde ve haftalık kira), tek şube, haftada 6–8 teslim.

Haftada yaklaşık 7 saat fark, ayda 30 saate yakın eder. Bu saatlerin kime ait olduğu önemli: çoğu filoda bunu sahibi ya da en güvenilir çalışan yapar — yani filonun en pahalı saatleri. Kendi saat maliyetinizle çarpın; çoğu 20 araçlık filoda tek başına bu kalem, 50 araca kadar olan planın aylık bedelini geçer. Güncel rakam için fiyatlar sayfasına bakın.

Asıl fark saatlerde değil, görünmeyen kalemlerdedir: yanlış sürücüye yazılan ve tahsil edilemeyen bir ceza, kaçan bir muayenenin bir günlük hasılat kaybı, kanıtsız kalan bir hasar tartışması. Bunlar Excel'in maliyet satırında yazmaz; ama yılda birkaç kez yaşanır ve her biri aylık abonelikten fazladır.

Excel'den yazılıma geçiş: nasıl yapılır?

1. 1Tablolarınızı gönderirsiniz. Araç listesi (plaka, model, yıl, km, varsa şase ve ruhsat numarası, depo hacmi ve yakıt türü), sürücü listesi (ad, telefon, ehliyet/SRC bitişi), koşullar ve varsa poliçe, muayene ve MTV tarihleri. Karışık olması sorun değil — biz ayıklarız.
2. 2Paneliniz kurulur. Şirketiniz kendi adresini (sirketiniz.plakapro.com) ve kendi veritabanını alır; tip baştan seçilir: taksi filosu ya da rent a car — ekranlar buna göre sadeleşir.
3. 3Birlikte yükleriz. Kurulumun ilk günü araçlar, sürücüler ve kullanıcılar sisteme girer; Excel'inizdeki ne varsa oradan alınır, sıfırdan yazmazsınız. Trekkeriniz varsa cihaz kimlikleri araç kartına yazılır, harita aynı gün çalışır.
4. 4Bir hafta paralel gidersiniz. İlk hafta hem Excel'i hem PlakaPro'yu tutarsınız; hafta kapanışını iki yerde de yapar, rakamları karşılaştırırsınız. Fark çıkarsa sebebi birlikte bulunur — genellikle Excel'de unutulan bir avans ya da yanlış tarihli bir ceza.
5. 5Excel'i kapatırsınız. İkinci haftadan itibaren kayıt tek yerde. Eski dosyalar arşivde durur; ihtiyaç olursa bakılır, kimse güncellemez.

Bütün geçiş 30 günlük ücretsiz dönemin içinde biter. Devam etmek istemezseniz verilerinizi dışa aktarırız, ücret çıkmaz; Excel'e geri dönmek de mümkündür — aktardığımız veri sizin verinizdir.

Karar tablosu